Virtual Assistant
inhuren
Overweeg je om een virtual assistant in te huren? Op deze pagina lees je welke factoren je kunt meewegen in je besluit. Ontdek waarom een virtual assistant inhuren een slimme zet kan zijn voor jouw bedrijf, wanneer het verstandig is om geen VA in te schakelen, en waar je op moet letten als je een virtual assistant gaat inhuren.
Het is slim om een virtual assistant in te huren als…
​
-
Je op het punt zit dat er te veel te doen is in je bedrijf en je niet alles meer alleen aan kunt.
-
Je niet genoeg werk en draagkracht hebt om iemand fulltime in dienst te nemen maar wel werkzaamheden hebt voor een aantal uur in de week die je wilt uitbesteden.
-
Je wil groeien in omzet en uurtarief. Lees hier hoe dit kan door een virtual assistant in te huren.
-
Je bepaalde taken alleen tijdens drukke piek periodes wilt uitbesteden.
-
Je niet toekomt aan energiegevende en winstgevende taken, doordat je vast loopt vast op randzaken die je liever uitbesteed.
-
Je geen zin hebt in de administratieve rompslomp en dit het liefste door iemand anders laat doen.
-
Je meer rust in je hoofd wil en tijd om te focussen op dingen waar je echt mee bezig wilt zijn.
Zie jij bijvoorbeeld elke keer op tegen die berg administratie en is dit heel veel en onoverzichtelijk geworden? Heb je een lange lijst met klanten die nog gebeld of gemaild moeten worden, maar lukt het je niet om daar aan toe te komen? Blijven die orders en offertes maar liggen omdat je maar niet toekomt aan het versturen, verwerken of nabellen ervan? Is je planning op het nippertje af omdat je dit klusje uitgesteld tot het laatste moment? Een “ja” op een of meer van bovenstaande vragen, kan duiden dat het slim is om een virtuele assistent in te huren.
Door een virtuele assistent te huren kies je voor rust in je hoofd en tijd om te focussen op de dingen waar jij energie van krijgt en zorgen voor meer omzet.
Wanneer is het verstandig om niet een virtual assistant in te huren?
Er zijn een aantal situaties waarbij het wellicht niet verstandig is om een virtual assistant in te huren.
Je kan bijvoorbeeld beter geen virtual assistant inhuren als:
-
Persoonlijk contact essentieel is. Dit is wellicht een inkoppertje. Als de aard van het werk vereist dat er direct persoonlijk contact is, zoals bij het ontvangen van klanten of het uitvoeren van fysieke taken die niet op afstand kunnen worden uitgevoerd, kan een virtuele assistent minder geschikt zijn.
-
Specialistische kennis vereist is. Als het werk vereist dat de assistent beschikt over zeer gespecialiseerde kennis die moeilijk extern te vinden is, kan het slimmer zijn om intern iemand aan te nemen of een freelancer in te huren met de benodigde expertise.
-
Er is geen klik of vertrouwen is. Als er geen basis is (een persoonlijke klik en onderling vertrouwen) voor een goede samenwerking, dan kan het verstandig zijn om geen samenwerking aan te gaan. De samenwerking in goede banen leiden kan dan meer energie en tijd kosten dan dat het je oplevert. In dit geval is het verstandiger om op zoek te gaan naar een andere virtual assistant. Je huurt iemand juist in voor meer rust, tijd en energie.
​
Waar kan je nog meer op letten bij het inhuren van een virtual assistant?
Jouw samen werking met een virtual assistant wordt een succes als je vooraf aandacht besteed aan een aantal cruciale zaken. Het kan je achteraf een hoop ellende schelen als je vooraf goed nadenkt over samenwerkingsafspraken, hoe je die vast gaat leggen, de benodigde skills voor de werkzaamheden en hoe je de virtual assistant kan inwerken op jouw processen en systemen.
Waar kan je allemaal op letten? Hieronder een lijstje:
​
Vaardigheden en ervaring.
Vraag goed door naar de vaardigheden en ervaring van de virtuele assistent. De ene virtuele assistent is de andere niet. De een heeft bijvoorbeeld meer ervaring in social media beheer terwijl de andere juist meer een klantenservice-tijger is. Check van te voren dus goed of de virtual assistant de juiste skills en ervaring heeft om de taken door te voeren die jij wilt uitbesteden. Vraag door op eerdere werkervaring, referenties en eventuele certificering.
​
Beveiliging en vertrouwelijkheid.
Als de virtuele assistant toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie of gevoelige gegevens, zorg er dan voor dat er een vertrouwelijkheidsclausule is opgenomen in jullie contract en bekijk of de toegang tot alle gevoelige gegevens nodig of dat je hier een selectie in kan maken.
Beschikbaarheid en flexibiliteit.
Bespreek de beschikbaarheid van de virtual assistant en zorg ervoor dat deze overeenkomt met jouw behoeften en deadlines. Wil je vaste uren (en dagdelen) per week of per maand afnemen? Wil je een strippenkaart met uren die jij flexibel kan inzetten? Maak hier duidelijke afspraken over.
​
Afspraken over communicatie en werkzaamheden.
Zorg dat jullie op dezelfde golflengte zitten wat betreft verwachtingen, deadlines en manier van communiceren met elkaar.
Maak hier vooraf duidelijke afspraken over.
Contractuele afspraken.
Zorg dat misverstanden worden voorkomen door een duidelijk en gedetailleerd contract waarin alle afspraken en voorwaarden worden vastgelegd, zoals tarieven, betalingsvoorwaarden, taken en verantwoordelijkheden, en eventuele opzegtermijnen.
​
Proefperiode.
Overweeg om een proefperiode in te stellen waarin jullie de samenwerking kunnen evalueren voordat jullie een langdurige overeenkomst aangaat. Dit geeft beide partijen de kans om te zien of de samenwerking goed werkt.
​
Inwerken.
Besteed tijd aan inwerken. Zorg dat de virtual assisant jouw bedrijf snapt en hoe jouw systemen werken. Zo zorg je ervoor dat je virutal assisant goed geïnformeerd begint aan haar taken. Je zult zien dat deze door deze kleine tijdsinvestering jouw virtual assistent sneller up en running is en jij daardoor sneller de vruchten kan plukken. Denk bij inwerken aan zaken als een goede kennismaking, duidelijke afspraken maken over verantwoordelijkheden, deadlines, communicatie, kennisoverdracht, toegang tot en inwerken van systemen en tools, en regelmatig feedbacksessies om de voortgang te bespreken. Dit lijkt in eerste instantie misschien meer werk, maar als je hier in het begin goed in investeert, levert het je daarna juist veel rust en tijd op.
​
​
​
Met deze tips kan het niet anders dat je een goede overweging kan maken of je wel of geen virtual assistant wilt inhuren. Als je de keuze hebt gemaakt om een virtual assistant in te huren dan weet je nu ook waar je op kan letten om het een succesvolle samenwerking te maken. Heb je nog vragen of wil je toch nog even sparren. Voel je vrij om contact met mij op te nemen. Ik denk graag met je mee!
Hi! Ik ben Rion de Boer en ik help ondernemers, mkb'ers en zpp'ers met hun werkdruk verlichten en takenlijsten verkorten zodat ze meer rust in je hoofd hebt en meer tijd hebt voor de dingen die je echt wilt doen.
​
Mijn kracht ligt in relatiebeheer, plannen en organiseren, opzetten van (administratieve) processen, administratieve werkzaamheden, dataverwerking en het aanbrengen en behouden van structuur en overzicht. Hartstikke gaaf om een baan te hebben waarin ik doe wat ik leuk vind, mensen kan ontzorgen waardoor jij je kan focussen op de core-business. Win-win!
Stuur me een bericht als je wilt onderzoeken of ik iets voor je kan betekenen.